Η βελτίωση της παραγωγικότητάς σας ίσως καταστρέφει τη ζωή σας

του Aaron Pressman

Ο Cal Newport, καθηγητής επιστήμης των υπολογιστών στο Πανεπιστήμιο Georgetown, έγραψε πρόσφατα ένα άρθρο σχετικά με τις παγίδες της προσωπικής παραγωγικότητας. Οι εργάτες γνώσης έχουν την ελευθερία να αποφασίζουν αυτοί πώς να ολοκληρώσουν την ημερήσια εργασία τους, αλλά αυτό σημαίνει ότι οι άλλοι τους αναθέτουν καθήκοντα με έναν μη δομημένο τρόπο. Επιπλέον, η μέρα τους διακόπτεται από τυχαία email και έκτακτες συναντήσεις, παρατηρεί ο Newport.

«Πρέπει, με άλλα λόγια, να αναγνωρίσουμε πόσο μάταιο είναι να προσπαθούμε να τιθασεύσουμε τις ακανόνιστες επαγγελματικές ζωές μας. Αντιθέτως, καλό θα ήταν να αναρωτηθούμε, συλλογικά, κατά πόσο υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος να κάνουμε τα πράγματα» συμπεραίνει ο ίδιος.

Αυτή είναι μια πρόκληση που εμφανίζεται σε πολλούς κλάδους και η δημοσιογραφία δεν είναι εξαίρεση. Ερχόμαστε αντιμέτωποι με μικρές και μεγάλες αναθέσεις έργων, συναντήσεις, συνέδρια, συνεντεύξεις και email – τόσα πολλά email. Το περασμένο Σαββατοκύριακο έλαβα 62 email που πέρασαν το φίλτρο των spam και περιμένουν εμένα να απαντήσω.

Αλλά ένα μήνυμα ήταν πιο βοηθητικό και χρήσιμο από τα υπόλοιπα. Είναι από την εφαρμογή MyAnalytics της Microsoft, μια σχετικά νέα προσθήκη στη σουίτα Office της εταιρείας που εστιάζει σε εκείνα ακριβώς τα προβλήματα που επισημαίνουν ο Newport και άλλοι.

Η εφαρμογή παρακολουθεί τις δραστηριότητές μου και κάνει προτάσεις ώστε να βελτιώνω την εστίαση και την ευημερία μου. Μάλιστα, κάποιες απ’ αυτές τις προτάσεις μπορούν να υλοποιηθούν αυτόματα μέσα από τις εφαρμογές της Microsoft. Για παράδειγμα, μια αναφορά παρακολουθεί τον αριθμό των ημερών που είχα αρκετή δραστηριότητα εκτός των εργάσιμων ωρών μου (18 από τις 28 ημέρες τον περασμένο μήνα – όχι και τόσο καλά). Και στέλνει το εξής μήνυμα: «Έρευνες δείχνουν ότι τα άτομα που αποσυνδέονται ημερησίως από τη δουλειά τους αναφέρουν χαμηλότερα επίπεδα άγχους και υψηλότερα επίπεδα ευημερίας».

Μια άλλη ενότητα με βοηθάει να βάζω στην άκρη στο ημερολόγιό μου χρόνο για δουλειά που απαιτεί ιδιαίτερη συγκέντρωση. Μέσα στο Outlook λαμβάνω υπενθυμίσεις για να βρω χρόνο για εστίαση.

Άλλες ενότητες προωθούν καλύτερες συνήθειες συναντήσεων και περισσότερη συνεργασία με συναδέλφους μέσω υπενθυμίσεων σε άλλες εφαρμογές.

Συνομίλησα μέσω βιντεοκλήσης με την Kamal Janardhan, μηχανικό της Microsoft και επικεφαλής του τμήματος Microsoft 365 Insights της εταιρείας. Όπως εξήγησε η ίδια, η τεχνολογία πίσω από το MyAnalytics προέρχεται από μια μικρή εξαγορά στην οποία προέβη η Microsoft το 2015, της νεοφυούς επιχείρησης VoloMetrix που ασχολιόταν από τότε με την πρόκληση της παραγωγικότητας.

«Είσαι ο καλύτερος εαυτός σου; Διαχειρίζεσαι και την ενέργειά σου παράλληλα με τον χρόνο σου; Αισθάνεσαι καλά για τη δουλειά σου; Έχεις καλές σχέσεις στην εργασία σου;» είναι μερικά από τα ερωτήματα που, σύμφωνα με την Janardhan, αφορούν τη διαχείριση του ανθρώπινου στοιχείου από τον ίδιο τον εργαζόμενο. Σε αυτή τη διαχείριση συμβάλλει το MyAnalytics.