Κάντε το e-mail τον καλύτερο σας συνεργάτη
Έξυπνα tips για να διαχειρίζεστε με τον καλύτερο τρόπο το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.
Ένα από τα μεγαλύτερα άγχη του σημερινού εργαζόμενου είναι τα email. Σύμφωνα με έρευνες, ένας υπάλληλος δέχεται κατά μέσο όρο 300 μηνύματα την ημέρα. Ένας αριθμός που χρειάζεται μεθοδικότητα και στρατηγική για να μπορέσετε να τον διαχειριστείτε.
Δείτε τι μπορείτε να κάνετε ώστε το inbox σας να γίνετε ο καλύτερος φίλος σας.
1. Εγκαταστήστε τη λειτουργία του Gmail Inbox Pause
Σήμερα ο καθένας είναι σε θέση να βάζει στο «αθόρυβο» το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο, ώστε να λαμβάνει μηνύματα μόνο όταν μπορεί να ασχοληθεί με αυτά.
Η εντολή «Inbox Pause» (διαθέσιμη μόνο στο Gmail) κρύβει την αλληλογραφία σας, μέχρι εσείς να επιλέξετε να ξαναδείτε τα μηνύματά σας.
2. Χρησιμοποιείστε τις «ταμπέλες»
- Quick emails: Μπορούν να διαχειριστούν σε λιγότερο από 30 δευτερόλεπτα
- Garbage emails: Μπορούν να διαγραφούν αμέσως
- Important emails: Χρειάζονται προσοχή και απάντηση
- Other emails: Λιγότερο σημαντικά που ίσως δε χρειαστούν απάντηση
3. Βάλτε ένα χρονοδιάγραμμα
- Δευτέρα, Τετάρτη, Παρασκευή και Κυριακή:Μια ώρα για να ρίξετε μια ματιά στα μηνύματα σας, να απαντήσετε σε όσα χρειάζονται, να διαγράψετε τα σκουπίδια και να βάλετε ταμπέλες στα υπόλοιπα
- Δευτέρα, Τετάρτη και Κυριακή:Μια ώρα μετά την παραπάνω διαδικασία αφιερώστε χρόνο για να απαντήσετε στα σημαντικά μηνύματα που έχετε βάλει ταμπέλες.
- Παρασκευή: Μια ώρα μετά τα «Quick emails» μπορείτε να απαντήσετε στα υπόλοιπα μηνύματα που έχουν άλλη ένδειξη
4. Πατήστε το pause
Απενεργοποιείστε όλους τους λογαριασμούς σας και ξεκουραστείτε
5. Όταν έρθει η υπενθύμιση για να δείτε τα μηνύματα σας πατήσετε το unpause
Τώρα μπορείτε να ασχοληθείτε με όλα τα μηνύματα που περιμένουν απάντηση.
Θα δείτε πως αν βάλετε ένα χρονοδιάγραμμα και ξεχωρίσετε τα μηνύματα σας, η απάντηση θα γίνεται αυτόματα και δε θα φοβάστε πως κάθε φορά που ανοίγετε το ταχυδρομείο σας θα σας περιμένουν εκατοντάδες emails.
