Πώς να γίνετε παραγωγικοί, σε δέκα απλά βήματα

Σπάστε τα ρεκόρ σας με απλούς και καθημερινούς τρόπους.

Ο Jim Whitehurst είναι ο επικεφαλής της εταιρείας Red Hat, ενός από τους μεγαλύτερους παροχείς ανοιχτού λογισμικού για επιχειρήσεις στον κόσμο. Προηγουμένως, έσωσε την αεροπορική εταιρεία Delta από τη χρεοκοπία και, ακόμα νωρίτερα, ήταν διευθυντής στο Boston Consulting Group.

Συνεπώς, όταν μιλά για παραγωγικότητα στο άρθρο του στο www.inc.com και πώς να κάνεις το χρόνο σου να μετράει, ξέρει τι λέει. Ας το δούμε με τα δικά του λόγια:

Κάθε Κυριακή βράδι «χαρτογραφήστε» την εβδομάδα που έρχεται. Βλέπω το ημερολόγιο και τις συναντήσεις που είναι ήδη κανονισμένες, και στα κενά τοποθετώ δράσεις και πράξεις που θα πάνε μπροστά τους μεσοπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους. Όποιος ξεχνά τους στόχους του είναι πολύ εύκολο να τους παραμελήσει και να αντικαταστήσει το σημαντικό απλώς με το επείγον.

Κάθε πρωί βγαίνω και τρέχω. Στη συνέχεια χαλαρώνω για λίγο και παίρνω πρωινό με τα παιδιά μου. Έτσι, όχι μόνο έχω το energy boost που χρειάζομαι για να ξεκινήσω, αλλά περισσεύει ενέργεια και για την υπόλοιπη μέρα.

Διαβάστε επίσης: Αποφεύγοντας το σύνδρομο του στρουθοκαμηλισμού

Κρατήστε χρόνο για τα σημαντικά. Τα meeting και οι συνεργασίες είναι χρήσιμα, αλλά δεν πρέπει να γεμίζουν τη μέρα. Το να προγραμματίζετε συγκεκριμένες πράξεις -όπως «Να γράψω τη νέα πρόταση», ή «Να ετοιμάσω την παρουσίαση», ή «Να εξετάσω το υλικό του marketing»- εξασφαλίζει ότι θα έχουν το δικό τους χρόνο και δεν θα διακοπούν από κάτι άλλο.

Φτιάξτε ρεαλιστική task list. Στο παρελθόν έφτιαχνα συνεχώς λίστες, χωρίς όμως να ορίζω πόση ώρα θα έπαιρνε το κάθε task, με αποτέλεσμα το άθροισμα του χρόνου να είναι μεγαλύτερο από τη μέρα μου. Η task list γινόταν wish list. Όταν γνωρίζεις ότι έχεις αυστηρά 30 λεπτά για μια εργασία είναι πιο εύκολο να ασχοληθείς σοβαρά και να αγνοήσεις τους περισπασμούς.

Όλα τα meeting πρέπει να διαρκούν 30 λεπτά. Τα περισσότερα, μάλιστα, πρέπει να τελειώνουν στα 15 λεπτά. Ειδικά όταν όλοι ξέρουν πως δεν υπάρχει περίπτωση να επιτρέψετε να «ξεχειλώσει».

Ξεχάστε το multitasking. Σας κάνει να ασχολείστε με πολλά πράγματα και να πετυχαίνετε μέτριο αποτέλεσμα. Ασχοληθείτε με ένα θέμα τη φορά με όλη σας την προσοχή. Το multitasking σκοτώνει την παραγωγικότητα.

Διαβάστε σχετικά: Ο μύθος του multitasking

Εκμεταλλευτείτε τον «νεκρό» χρόνο. Τηλεφωνήματα μπορούν να γίνουν ενώ οδηγείτε, εργασίες να ολοκληρωθούν στον χώρο αναμονής του αεροδρομίου ή εν πτήση. Προσωπικά, δεν προγραμματίζω τηλεφωνήματα στο δρόμο της επιστροφής στο σπίτι έτσι ώστε να μπορώ να απαντήσω σε κλήσεις που μου έγιναν νωρίτερα.

Μετρήστε τον χρόνο σας. Εφαρμογές όπως το Toggl μπορούν να καταγράψουν τι κάνετε όλη μέρα και για πόση ώρα. Θα εκπλαγείτε όταν διαπιστώσετε πόσες ώρες πάνε χαμένες επειδή ασχολείστε με κάτι που δεν προσθέτει αξία πουθενά. Το να γνωρίζετε πόσες ώρες κάνετε τι, σας ανοίγει τα μάτια και βοηθάει να κάνετε focus στα σημαντικά.

Πόσο διαρκεί το γεύμα; Μπορεί να διαρκέσει 10 λεπτά, μπορεί και μία ώρα. Τα δέκα λεπτά μπορεί να σημαίνει πως δεν δίνετε στο μυαλό σας αρκετό χρόνο για διάλειμμα ώστε να επανέλθει ξεκούραστο. Μία ώρα μπορεί να είναι πολύς χαμένος χρόνος. Όμως το γεύμα της μιας ώρας μπορεί να είναι παραγωγικό αν στη διάρκειά του μιλάτε με συνεργάτες, ενισχύετε τη συναδελφικότητα και βελτιώνετε την κουλτούρα της εταιρείας σας.

Ο χρόνος της οικογένειας είναι ιερός. Όσο παράξενο κι αν φαίνεται σε σχέση με τα καθήκοντά μου, κάθε απόγευμα στις 5:30 έχω γυρίσει σπίτι. Περνάω δύο ώρες με τη γυναίκα και τα παιδιά μου, χωρίς email και χωρίς τηλέφωνο. Βέβαια, αυτό το καταφέρνω γιατί μετά τις 8 συνεχίζω τη δουλειά από το σπίτι. Μπορεί να «δανείζομαι» το δίωρο από το βράδι μου, αλλά κερδίζω ανεκτίμητη επαφή με την οικογένειά μου.

Δείτε: Εταιρικά «παιχνίδια» αποδοτικότητας