Πώς να πετυχαίνετε περισσότερα δουλεύοντας λιγότερο

Στο βιβλίο του SCRUM: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, ο Jeff Sutherland περιγράφει τη διαδικασία που μπορεί να κάνει όλες τις ομάδες να γίνονται πιο παραγωγικές και τα μέλη τους να πετυχαίνουν νωρίτερα τους στόχους τους.

Αυτές είναι οι δέκα βασικές αρχές της μεθόδου που μπορεί να μεταμορφώσει τον τρόπο που δουλεύετε.

Ένα μήτινγκ την ημέρα
15 λεπτά αρκούν για να συντονιστείτε με τους συνεργάτες, να ενημερώσετε την ομάδα και να ανακαλύψετε τυχόν εμπόδια. Καταργήστε τα μήτινγκ «για να δούμε πού βρισκόμαστε» και τις ατελείωτες συζητήσεις για το τι έφταιξε.

Κανένα μυστικό
Δεν υπάρχει μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου και παραγωγικότητας από τις ομάδες που δεν γνωρίζουν τι κάνει ο διπλανός τους. Το αποτέλεσμα είναι διπλή δουλειά, χαμένη προσπάθεια, μυστικοπάθεια, λάθος στόχοι, αντικρουόμενοι στόχοι, αποτελέσματα δίχως σημασία. Αναρτήστε όλοι σε έναν τοίχο οτιδήποτε κάνετε με ενδείξεις Do, Doing και Done.

Ολιγομελείς ομάδες
Αν είστε περισσότεροι από 9 είστε πλήθος. Όλες οι έρευνες καταλήγουν πως οι ολιγομελείς ομάδες κοστίζουν λιγότερο, παράγουν περισσότερο και παραδίδουν νωρίτερα από τις αντίστοιχες πολυμελείς. Πέντε άτομα βγάζουν άνετα τη δουλειά 20. Επίσης, μην προσθέτετε άτομα σε προχωρημένα στάδια ενός πρότζεκτ. Θα τα κάνει όλα δυσκολότερα.

Ζητούμενα, όχι ατζέντα
Κάθε μήτινγκ πρέπει να ξεκινάει με συγκεκριμένο σκοπό-απόφαση που πρέπει να ληφθεί. Κάθε μήτιγκ πρέπει να παράγει κάτι. Αλλιώς ας μην ξεκινά καν.

Ξεχάστε τους τίτλους σας
Οι επιτυχημένες ομάδες έχουν μια μόνο ιδιότητα στις business cards τους: Μέλος Ομάδας. Όσο πιο καθορισμένοι είναι οι ρόλοι, τόσο πιο δυσκίνητος γίνεται ο οργανισμός. Κρατήστε τους τίτλους για τις επαφές σας με τον έξω κόσμο. Μεταξύ σας είστε όλοι ίσοι.

Μην ενοχλείτε
Οι άνθρωποι είμαστε φριχτοί στο multitasking. Έχει διαπιστωθεί πως κάθε φορά που αλλάζουμε task μέσα στην ημέρα η παραγωγικότητα πέφτει και όλα τα projects καθυστερούν. Ένα πράγμα τη φορά, και να μην ενοχλεί κανένας. Θα εκπλαγείτε από το πόση δουλειά βγαίνει.

Ένα project τη φορά
Συνήθως οι ομάδες δουλεύουν διάφορα projects ταυτόχρονα και σπάνια ο χρόνος που αφιερώνουν είναι πάνω από 50%, συνήθως είναι κάτω από 20% στο καθένα. Αναθέστε το 100% του project σε μια ομάδα μέχρι να το ολοκληρώσει. Μετά περάστε στο επόμενο.

Δώστε προτεραιότητες
Όταν ρωτάτε «τι από όλα αυτά έχει προτεραιότητα;» και σας απαντούν «όλα», τότε η διαδικασία έχει πρόβλημα. Γιατί το «όλα» σημαίνει στην πραγματικότητα «κανένα». Ξεχωρίστε εκείνο με τη μεγαλύτερη σημασία, βάλτε το στην κορυφή της λίστας και δουλέψτε το στο 100%. Πέντε projects το ένα πίσω από το άλλο θα πάρουν λιγότερο χρόνο από όσο τα ίδια πέντε δουλεμένα ταυτόχρονα.

Δεν υπάρχουν ήρωες
Όταν μια ομάδα χρειάζεται εκείνον που θα σώσει το project την τελευταία στιγμή από βέβαιη καταστροφή, τότε κάτι δεν πάει καλά με την ομάδα. Γιατί φτάσαμε στην άκρη του γκρεμού; Γιατί δεν το προβλέψαμε; Όμως και το σουτ της απελπισίας στο μπάσκετ, δεν δείχνει τον ήρωα, αλλά μια ομάδα που βρέθηκε πολύ μακριά από το στόχο της το τελευταίο δευτερόλεπτο.

Κάψτε τα timesheet
Το να μετράς πόση ώρα αφιέρωσε ο κάθε υπάλληλος στο κάθε project είναι άχρηστο. Και για κάποιον ανεξήγητο λόγο αυτό έχει γίνει το κύριο όργανο μέτρησης παραγωγικότητας, τιμολόγησης και αξιολόγησης της προσπάθειας. Στα σοβαρά, οι ώρες που πέρασαν έχουν σημασία ή η αξία του παραγόμενου αποτελέσματος; Μετρήστε το αποτέλεσμα, όχι την προσπάθεια γιατί αλλιώς όλοι θα δείχνουν απασχολημένοι και ότι προσπαθούν αφού αυτό θα ξέρουν ότι μετράει.