Πώς θα γράψετε το τέλειο θέμα στο ηλεκτρονικό σας μήνυμα

Το να το κάνετε σωστά δεν είναι τόσο προφανές όσο φαίνεται.

Δεν έχει σημασία πόσο καλά είναι γραμμένο ένα ηλεκτρονικό μήνυμα• η ψυχρή πραγματικότητα είναι ότι είναι πιθανό να καταλήξει στον φάκελο απορριμμάτων του παραλήπτη, μη αναγνωσμένο, εάν το θέμα του δεν είναι ελκυστικό.

Ζητήσαμε από στελέχη που λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθημερινή βάση να μας πουν πώς αποφασίζουν – με μια ματιά – ποια μηνύματα αξίζουν λίγα δευτερόλεπτα από το χρόνο τους για να τα διαβάσουν.

Ιδού τι πρέπει να βάλετε στο θέμα του μηνύματός σας για να αυξήσετε την πιθανότητα να διαβαστεί.

Μια προσωπική αναφορά. «Ο Τζιμ Σμιθ μου συνέστησε να επικοινωνήσω μαζί σας» – αυτό είναι το χρυσό πρότυπο για τα ηλεκτρονικά μηνύματα. Αναφέροντας μια κοινή σας γνωριμία που ο παραλήπτης ξέρει και σέβεται, ανοίγει το δρόμο για σας. Αυτό προϋποθέτει ότι έχετε ένα κοινό γνωστό, γι ‘αυτό δεν είναι ο πιο εύκολος τρόπος. Αλλά μερικά στελέχη υποστηρίζουν ότι αξίζει τον κόπο να αναζητήσετε μια κοινή γνωριμία, γιατί αυτή είναι η μόνη ελπίδα που έχει το ηλεκτρονικό σας μήνυμα για να πετύχετε μια επαφή μαζί τους.

Μια ειδική αναφορά σε αυτούς. «Στην ιδανική περίπτωση, αναφέρει την εταιρεία μου, τα προϊόντα ή τα έργα, αποδεικνύοντας ότι προορίζεται πράγματι ειδικά για μένα και όχι γενικά», λέει ο Κρις Άντερσον, πρώην αρχισυντάκτης του περιοδικού Wired ο οποίος ανέλαβε τη διεύθυνση της νεοσύστατης εταιρείας τεχνολογίας 3D Robotics. «Κάντε το συγκεκριμένο και σχετικό με αυτό που κάνω».

Μια εισαγωγή για εσάς. «Όταν έρχομαι σε απρόσωπη επαφή με κάποιον, μου αρέσει να εξηγώ ποιος είμαι στη γραμμή του θέματος» λέει ο Καλ Νιούπορτ, βοηθός καθηγητής επιστήμης των υπολογιστών στο Πανεπιστήμιο Georgetown και συγγραφέας τεσσάρων βιβλίων για το πώς να αριστεύσετε στο σχολείο και την εργασία. «Για παράδειγμα, ένα συχνό θέμα που χρησιμοποιώ είναι «ένα σημείωμα από έναν καθηγητή στο Georgetown» λέει.

Μια υπενθύμιση ότι έχετε συναντηθεί. Ακόμα κι αν έχετε συναντήσει τον παραλήπτη, μια υπενθύμιση για να φρεσκάρετε τη μνήμη του μπορεί να σας γλιτώσει από το φάκελο απορριμμάτων, ειδικά αν ήταν μια φευγαλέα συνάντηση ή πριν από μεγάλο χρονικό διάστημα. «Έχω την τάση να αποτρέπω τους ανθρώπους από το να γράφουν τίτλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου «τιμή μου που σας γνώρισα, λέει η Ντέμπορα Άσεραφ, ιδρύτρια της εταιρείας μάρκετινγκ Popcorn Productions. «Αντ ‘αυτού, θα πρέπει να γράφουν «συναντηθήκαμε στην εκδήλωση x» – κάτι που είναι σαφές και συνοπτικό.

Τι θέλετε. «Εκτιμώ μια γραμμή θέματος που καθορίζει ποια δράση ενδεχομένως ζητείται από μένα», λέει ο Νιούπορτ. «Αυτό βελτιώνει τις προσδοκίες μου για ένα e-mail και το καθιστά λιγότερο τρομακτικό». Αν ψάχνετε για δεδομένα, κάποια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κάποιο άλλο ζήτημα, δηλώστε το εκ των προτέρων αντί να κάνετε τον παραλήπτη να ψάχνει στο μήνυμά σας.

Σχετικές λεπτομέρειες. «Σε μια εποχή όπου όλοι δεν έχουμε χρόνο και είμαστε συνηθισμένοι σε μηνύματα, μου αρέσει να αντιμετωπίζω το θέμα ενός μηνύματος ως το ίδιο το μήνυμα», λέει η Λίζαμαρι Ντίας, η οποία έχει μια εταιρεία μάρκετινγκ νέων μέσων μαζικής ενημέρωσης. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά, αν θέλετε να υπενθυμίσετε σε κάποιον μια επερχόμενη εκδήλωση ή ένα ραντεβού, λέει. «Ακόμα και αν δεν ανοίξει το μήνυμα… έχει δει την υπενθύμιση».

Χρησιμοποιείστε απλή γλώσσα. Ο Γκάρι Σαπίρο, πρόεδρος και διευθύνων σύμβουλος του Συνδέσμου Καταναλωτών Ηλεκτρονικών Προϊόντων, λέει: «Προφανώς τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα spam ή τα βαρετά πρωτοσέλιδα» πάνε κατ ‘ευθείαν στο φάκελο απορριμμάτων του. Αν το θέμα του μηνύματός σας ακούγεται σαν διαφημιστικό μήνυμα, είναι γεμάτο με ορολογίες ή έχει υπερβολική φλυαρία, ο παραλήπτης δεν πρόκειται να διαθέσει χρόνο για να αναλύσει το μήνυμά σας – απλά θα το αγνοήσει.