Εφαρμογές που σας «λύνουν» τα χέρια όσο λείπετε απ’ το γραφείο

της Τζένιφερ Αλσέβερ

Με την άνοδο του cloud computing και των επαγγελματικών εφαρμογών για tablets και smartphones, δε χρειάζεται πλέον να σέρνετε παντού μαζί σας φορητό υπολογιστή για να διαχειρίζεστε τις επαγγελματικές σας υποθέσεις εν κινήσει. Οι παρακάτω βασικές εφαρμογές και υπηρεσίες θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την επαγγελματική σας δραστηριότητα ενώ κινείστε.

Συναντήσεις και Τηλεφωνικές Συνδιασκέψεις

Διεξάγετε εικονικές συναντήσεις από απόσταση χρησιμοποιώντας τη δωρεάν εφαρμογή Join.me. Συνδυάζει υπηρεσίες φωνητικής συνδιάσκεψης με δυνατότητα ανταλλαγής αρχείων μέσω οθόνης, επιτρέποντας την παρουσίαση και την ανταλλαγή αρχείων μεταξύ των συμμετεχόντων μέσω οποιασδήποτε συσκευής. Θέλετε να βλέπετε και το πρόσωπο των άλλων; Το Appear.in, μια επίσης δωρεάν εφαρμογή, επιτρέπει μέχρι και σε οκτώ άτομα να συνδεθούν μέσω βιντεοκλήσης από επιτραπέζιο ή φορητό υπολογιστή, κινητό τηλέφωνο ή tablet. Δημιουργήστε ένα εικονικό chat room εκ των προτέρων και οποιοσδήποτε μπορεί να συμμετάσχει με μια απλή κίνηση επιλέγοντας τον κατάλληλο σύνδεσμο. Δεν απαιτείται καν εγγραφή.

Διαχείριση Έργου

Διάφορες υπηρεσίες έχουν στόχο να σας βοηθήσουν να διατηρείτε την προσήλωση των μελών της ομάδας σας στο έργο όταν απουσιάζετε από το γραφείο. Το Trello είναι μια δωρεάν εφαρμογή που είναι ιδανική για τη διαχείριση ελεύθερων επαγγελματιών ή για την οργάνωση διαδικτυακού περιεχομένου ή διαχείρισης πωλήσεων. Δημιουργεί ένα εικονικό πίνακα στον οποίο μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της ομάδας σας αναφορικά με τις υποχρεώσεις τους. Χρειάζεστε κάτι περισσότερο; Το Intellinote, με κόστος 10 έως 20 δολάρια ανά χρήστη ανά μήνα, σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα όπως αποθήκευση εγγράφων, αρχείων, ηλεκτρονικών μηνυμάτων και εκθέσεων, παρακολούθηση προθεσμιών, παρακολούθηση προόδου και συμπλήρωση και  ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων. Με κόστος 29 έως 49 δολάρια ανά χρήστη ανά μήνα, το LiquidPlanner μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε εκατοντάδες έργα. Υπολογίζει ακόμα την εκτιμώμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης κάθε έργου, με βάση τη διαθεσιμότητα, τις διακοπές και άλλες εργασίες. Μπορείτε να διαχειριστείτε την επικοινωνία μεταξύ μελών της ομάδας και την κατανομή του προγράμματος εργασίας.

Για ομάδες που ασχολούνται με σχεδιασμό προϊόντων, μια δωρεάν εφαρμογή που ονομάζεται Grabcad διατηρεί, ενημερώνει και σας επιτρέπει να ανταλλάσσετε την τελευταία έκδοση ενός αρχείου CAD ασχέτως του που βρίσκονται τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να κάνετε σχόλια στα σχέδια αυτά χρησιμοποιώντας την επίσης δωρεάν εφαρμογή, Skitch. Ο Slava Menn, διευθύνων σύμβουλος της Fortified Bike, χρησιμοποιεί και τις δύο εφαρμογές για τη διαχείριση της παραγωγής ποδηλάτων αστικής μετακίνησης της εταιρείας του. «Αντί να περιμένω τις πληροφορίες και τα σχόλια τρεις με τέσσερεις ημέρες», λέει, «μπορώ να τα έχω διαθέσιμα εντός τριών ή τεσσάρων ωρών».

Έκδοση Τιμολογίων και Λογιστικές Υπηρεσίες

Οι υπηρεσίες λογισμικού σε cloud διευκολύνουν την επίβλεψη των οικονομικών ζητημάτων μέσω smartphone. Το Xero, με κόστος μεταξύ 19 και 70 δολάρια ανά μήνα, σας επιτρέπει να συνδέεστε με τον τραπεζικό σας λογαριασμό, να στέλνετε τιμολόγια εξ αποστάσεως, να παρακολουθείτε την κίνηση του λογαριασμού σας, να καταγράφετε τα περιουσιακά σας στοιχεία και να ελέγχεται το υπόλοιπο ενός δανείου. Το Xero συνεργάζεται με 350 άλλες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων εφαρμογών για διαχείριση αποθεμάτων, παρακολούθηση εργασιών και σημείων πωλήσεων. Με κόστος 20 έως 40 δολάρια μηνιαίως, το ανταγωνιστικό FreshBooks επικεντρώνεται περισσότερο στην τιμολόγηση, επιτρέποντας την αποστολή τιμολογίων μέσω τηλεφώνου, καθώς και την παρακολούθηση του χρόνου, την καταγραφή των εξόδων και τη συνεργασία πάνω στα έργα σας. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε και να εγκρίνετε έξοδα χρησιμοποιώντας το Concur, ενσωματώνοντας αυτές τις συναλλαγές στο QuickBooks με κόστος 8 δολάρια ανά μήνα.

Διατήρηση Επικοινωνίας

Ορισμένοι επιχειρηματίες βρίσκουν ευκολότερη την εγκατάσταση μιας τυπικής εφαρμογής για συνομιλία με μέλη της εταιρείας τους αντί να αναζητούν το άτομο στο οποίο θέλουν να μιλήσουν μέσω τηλεφώνου, ηλεκτρονικής διεύθυνσης ή κειμένου. Ο Menn της Fortified Bike πληρώνει 2 δολάρια ανά χρήστη κάθε μήνα για τους επτά υπαλλήλους του και τους προμηθευτές του για να συνδέονται στο HipChat, μια εφαρμογή που τους επιτρέπει να συνομιλούν ασχέτως του πού βρίσκονται. (Το HipChat κυκλοφορεί και σε δωρεάν έκδοση). Υπάρχει επίσης το Slack, που σας επιτρέπει να διεξάγετε ομαδικές συνομιλίες, να αναζητείτε μηνύματα και συζητήσεις και να μοιράζεστε και να έχετε πρόσβαση σε αρχεία από δεκάδες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των Google Docs, Twitter και Dropbox. Κυκλοφορεί σε δωρεάν έκδοση ή, με κόστος 12,50 δολάρια ανά μήνα, και μπορείτε να την αναβαθμίσετε για να έχετε περισσότερη ασφάλεια και δυνατότητα αρχειοθέτησης.