Πώς να μην αργείτε στα ραντεβού σας

«Σε 5’ θα είμαι εκεί». Πόσες φορές δεν έχετε στείλει αυτό το μήνυμα; Στη πραγματικότητα, βέβαια, όποιος έχει στείλει μηνύματα τέτοιου τύπου δεν είναι κοντά στον προορισμό του – απλά προσπαθεί να «κερδίσει» χρόνο.

Ο χρόνος, όμως, είναι πολύτιμος και σε καμία περίπτωση δε πρέπει να σπαταλάτε ούτε τον δικό σας χρόνο άσκοπα, ούτε των υπολοίπων.

Μια «χαλαρή σχέση» με το χρόνο και τη συνέπεια μπορεί να περνά «απαρατήρητο» όταν έχετε να συναντήσετε τους φίλους σας σε ένα μπαρ, αλλά αυτό δεν ισχύει και για τη δουλειά σας.

Ας δούμε τρεις εύκολους τρόπους που θα σας βοηθήσουν να αποκτήσετε ξανά τη «χαμένη αίσθηση του χρόνου».

1. Μη ρεαλιστικό πρόγραμμα

Τα περισσότερα πράγματα χρειάζονται περισσότερο χρόνο απ όσο νομίζετε. Έχετε γυμναστήριο στις 10:00 μέχρι τις 11.30 το σπίτι σας είναι 5 λεπτά απ’ το στούντιο και έτσι υπολογίζετε πως μπορείτε να φύγετε 9 παρά πέντε και να είστε πίσω 12 παρά 25. Πόσες φορές μπορεί να συμβεί αυτό; Μάλλον καμία. Κάποιες φορές θα θέλετε να κάτσετε παραπάνω για να χαλαρώσετε ή να δουλέψετε περισσότερο μια άσκηση.

Το ίδιο συμβαίνει και με τα meetings. Αν δουλεύετε απ’ το σπίτι και έχετε μια εξωτερική συνάντηση, υπολογίζετε μια ώρα για τη συνάντηση και περίπου μισή ώρα για να πάτε και να γυρίσετε. Αδύνατο! Στο χρόνο πρέπει να συνυπολογίσετε την ώρα που θα σας πάρει να ετοιμαστείτε, ενώ όταν τελειώσει το ραντεβού σας θα πρέπει να κάνετε ένα follow-up .

Τι σημαίνει αυτό; Η μιάμιση ώρα που είχατε υπολογίσει έχει γίνει 3ωρο. Το ξέρουμε πως είναι δύσκολο να δεχτείτε πως απαιτείται τόσος χρόνος – γι αυτό και οι περισσότεροι αργούν.

Λύση:

Την επόμενη φορά που θα προγραμματίσετε μια συνάντηση προσπαθήστε να σκεφτείτε όλα όσα θα πρέπει να κάνετε για να τα καταφέρετε. Θα πρέπει να ξοδέψετε περισσότερο χρόνο απ’ ότι συνήθως για να δείτε τι θα βάλετε; Να φάτε ώστε να μη πεινάσετε στη πορεία; Σημειώστε τα όλα, ακόμα και τα πιο ασήμαντα (να ποτίσω τα λουλούδια ας πούμε).

Σκεφτείτε για λίγο… μήπως όταν πάτε να φύγετε απ’ το σπίτι θυμάστε πως έχετε αφήσει κάτι; Και επιστρέφετε πάλι πίσω για να δείτε αν η κουζίνα είναι κλειστή; Αν ναι αυτή η διαδικασία θα σας βοηθήσει.

Προσπαθήστε να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα σας πάρει καθεμία απ’ αυτές τις διαδικασίες και κάντε μια «pre-meeting to-do list». Προσθέστε τη λίστα σαν μια «δραστηριότητα» πριν το ραντεβού σας. Μπορείτε ακόμα και να χρησιμοποιήσετε ξυπνητήρι για να σας υπενθυμίσει να σταματήσετε τη δουλειά σας και να ξεκινήσετε την «προετοιμασία».

Όταν έρθει η ώρα να κάνετε όλα τα πράγματα της λίστας, χρονομετρήστε τον εαυτό σας. Ίσως το πότισμα να διαρκεί μόνο δύο λεπτά , αλλά, ρεαλιστικά χρειάζεστε περισσότερο χρόνο από ό, τι νόμιζες για να ντυθείτε. Δεχτείτε το και φτιάξτε ένα «χρονοδιάγραμμα» που να ανταποκρίνεται στους πραγματικούς χρόνους.

Το ίδιο ισχύει και για τον χρόνο μετά το ραντεβού σας, πόση ώρα σας παίρνει να σχολιάσετε όσα είπατε και να γυρίσετε σπίτι σας; Δείτε το και αλλάξτε κατά το δοκούν.

2. Δεν δέχεστε τον χρόνο που απαιτείτε για να κάνετε τις δουλειές σας

Πόση ώρα σας παίρνει να βαφτείτε; Μισή ώρα; Πολύ πιθανόν. Καμία γυναίκα, όμως, δε δέχεται πως θα ξοδεύει τόση ώρα γι αυτό. Έτσι στο πρόγραμμα έχει «δέκα λεπτά για βάψιμο» κάτι που δεν ισχύει. Άλλο παράδειγμα, ξέρετε πως συνήθως χρειάζεστε 20 λεπτά για να παρκάρετε – αλλά δε το δέχεστε και πιστεύετε πως θα «είστε τυχερός» και θα βρείτε εύκολα παρκινγκ αυτή τη φορά. Λάθος.

Λύση:

Αφήστε περιθώριο. Ξέρετε πως οι κεντρικοί δρόμοι μπλοκάρουν εύκολα, μην φύγετε πέντε λεπτά πριν το ραντεβού σας. Αν θέλετε να φτιάξετε τα μαλλιά σας πρέπει να ξυπνήσετε πιο νωρίς. Αν χρειάζεστε χρόνο, πρέπει να το βάλετε στο πρόγραμμα σας ώστε να μην αργείτε.

Αν δε μπορείτε να βρείτε χρόνο, βρείτε εναλλακτικές. Για παράδειγμα μια συνάντηση μέσω skype θα σας γλυτώσει απ’ τη κίνηση. Σκεφτείτε το.

3. Λέτε «ναι» σε πράγματα που πρέπει να πείτε «όχι»

Σας προτείνουν να πάτε για έναν καφέ ενώ ξέρετε πως έχετε ραντεβού. «Το ραντεβού μου είναι στις 5, άρα αν πάω στις 3 προλαβαίνω» σκέφτεστε. Όχι δε προλαβαίνετε. Σκεφτείτε ξανά τον χρόνο που χρειάζεστε στις μεταφορές κλπ. Μην προσπαθείτε να στριμώχνετε πολλά πράγματα στο πρόγραμμά σας. Το πιο πιθανό είναι ή να τα ακυρώσετε τελευταία στιγμή ή να μην ευχαριστηθείτε τίποτα.

Δε χρειάζεται να νιώσετε τύψεις, απλά πείτε ευγενικά πως δε μπορείτε και κανονίστε κάποια άλλη στιγμή.

Αν δε μπορείτε να το αποφύγετε, πρέπει να είστε πολύ αυστηροί με τους χρόνους σας για να τα καταφέρετε χωρίς να αγχωθείτε.