Πώς να μην χάνετε την ώρα σας στα μήτινγκ

Ingram Publishing

Δέκα τρόποι για να σώσετε όση παραγωγικότητα μπορείτε από αυτή που «πετιέται» πάνω στο τραπέζι των συσκέψεων.

«Ένα μήτινγκ είναι ο ασφαλέστερος τρόπος να μην κάνεις τίποτα» έλεγε ο φημισμένος οικονομολόγος Τζον Κένεθ Γκάλμπρεϊθ και όποιος έχει συμμετάσχει σε πολλά από αυτά, σίγουρα θα συμφωνήσει.

Πολλοί είναι εκείνοι που παραπονούνται πως οι συσκέψεις συγκαλούνται για να ενημερωθούν άσχετα μέλη άσχετων ομάδων για πρότζεκτ που δεν τους αφορά η διαδικασία τους, αλλά μόνο το αποτέλεσμά τους. Έρευνες σε στελέχη επιχειρήσεων έχουν δείξει πως το 30% του χρόνου που αφιερώνεται σε μήτινγκ είναι χαμένος χρόνος.

Σύμφωνα με το βιβλίο Read This Before Our Next Meeting, του Αλ Πιταμπάλι, αυτοί είναι οι δέκα κανόνες που πρέπει να εφαρμόσει ένας μάνατζερ αν θέλει ο χρόνος της ομάδας του να αφιερώνεται στην παραγωγή και όχι σε αφηρημένα σχεδιάκια πάνω στα σημειωματάρια:

1. Δεν συγκαλείτε μήτινγκ για να ληφθούν σημαντικές αποφάσεις, αυτή είναι δουλειά των ανώτατων στελεχών.

2. Δεν συγκαλείτε μήτινγκ για ενημερωτικούς λόγους, αρκεί ένα e-mail στους ενδιαφερόμενους.

3. Κάθε μήτινγκ πρέπει να καταλήγει σε συγκεκριμένο σχέδιο δράσης.

4. Μία ώρα συζήτησης είναι μία ώρα χαμένης παραγωγικότητας για τον καθένα. Πολλαπλασιάστε επί τον αριθμό των συμμετεχόντων.

5. Ιδανικός αριθμός θεμάτων για ένα μήτινγκ: τρία.

6. Απαγορεύστε τα κινητά τηλέφωνα και επιτρέψτε tablets και φορητούς υπολογιστές μόνο για σημειώσεις.

7. Τελειώστε στην προκαθορισμένη ώρα, ακόμα και αν δεν καλύφθηκε η ατζέντα. Αν δεν έφτασε ο χρόνος, μάλλον ήταν ένα κακοσχεδιασμένο μήτινγκ.

8. Κρατήστε τους πάντες εντός θέματος και εντός ατζέντας. Η μία άσχετη κουβέντα φέρνει την άλλη, η συζήτηση εκτροχιάζεται μέσα σε ένα λεπτό και το αποτέλεσμα είναι (τι άλλο;) χαμένος χρόνος.

9. Όποιος καθυστερεί πάνω από 15 λεπτά, απλώς δεν μπαίνει.

10. Τα καλύτερα μήτινγκ γίνονται στο όρθιο στο διάδρομο.

Διαβάστε ακόμη: Τα πέντε δυσκολότερα θέματα συζήτησης στη δουλειά

 

Σχετικά άρθρα