Τα εννέα θανάσιμα λάθη του emailing, από τον πρόεδρο της Google

REUTERS

Πόσα επαγγελματικά email στέλνετε την ημέρα; Πόσα λάθη κάνετε στη συγγραφή τους; Ο Έρικ Σμιντ έχει οδηγίες για εσάς.

To βιβλίο «How Google Works», που υπογράφουν ο εκτελεστικός πρόεδρος Έρικ Σμιντ και ο πρώην Senior Vice President of Products Τζόναθαν Ρόζενμπεργκ και κυκλοφορεί σε λίγες μέρες, είναι γεμάτο από τη σοφία της Google σε δεκάδες τομείς· από το πώς γίνονται οι σωστές προσλήψεις, μέχρι πώς να στέλνεις σωστά επαγγελματικά email.

Οι προσωπικοί κανόνες του ίδιου του Σμιντ είναι οι εξής:

1. Να απαντάς γρήγορα
Το ότι είσαι πολυάσχολος δεν είναι δικαιολογία στο να απαντάς στα mail σου. Οι περισσότεροι επιτυχημένοι και πολυάσχολοι άνθρωποι που ξέρω απαντούν αμέσως. Όσο γρηγορότερα απαντάς τόσο πιο πιθανό είναι να σε συμπεριλαμβάνουν οι συνεργάτες σου στη ροή της πληροφορίας και των αποφάσεων. Στην ομάδα μας ένα «OK, το έλαβα» είναι αρκετό και όλοι οι παραλήπτες ξέρουν ότι η δουλειά προχωράει. Αντίθετα, η μη απάντηση εκλαμβάνεται ως «είμαι πηγμένος και δεν ξέρω πότε και αν θα σου απαντήσω και κρίμα που εκτιμάς τη γνώμη μου, αλλά θα πρέπει να περιμένεις κάμποσο μέχρι να στη δώσω».

2. Κάθε λέξη μετράει
Να είστε λακωνικοί και ακριβείς. Αν περιγράφετε ένα πρόβλημα κάντε το με σαφήνεια. Αυτό, βέβαια, σας παίρνει περισσότερο χρόνο. Συνήθως γράφετε ένα αρχικό κείμενο και στη συνέχεια το «χτενίζετε» αφαιρώντας τα περιττά στοιχεία. Κάποτε ρώτησαν τον συγγραφέα Elmore Leonard γιατί είναι επιτυχημένος. «Γιατί αφήνω απέξω τα σημεία που ο αναγνώστης θα περνούσε χωρίς να διαβάσει». Πολλά email είναι γεμάτα τέτοια σημεία.

3. Καθαρό Inbox
Κάθε δευτερόλεπτο κατά το οποίο αναρωτιέστε αν έχετε διαβάσει ή αν έχετε απαντήσει σε κάποιο μήνυμα στο inbox σας είναι χαμένος χρόνος. Κάθε μήνυμα που έρχεται και απαιτεί δράση εκ μέρους σας πρέπει να οδηγεί άμεσα στη δράση. Αν το ζήτημα είναι πιο σύνθετο τότε βάλτε ένα Gmail αστεράκι στο μήνυμα και ασχοληθείτε αργότερα. Έτσι θα έχετε μόνο σημαντικά μηνύματα στο inbox σας και όχι σκόρπιες επικοινωνίες που μπορεί να είναι σημαντικές, μπορεί και όχι.

4. Η σειρά LIFO
Σημαίνει Last In First Out. Συνήθως τα παλαιότερα email έχουν ήδη απαντηθεί από άλλους (αν είστε σε cc λίστα).

5. Μοιράσου την πληροφορία
Κάθε email που λαμβάνεις μπορεί να είναι χρήσιμο σε κάποιον τρίτο. Σκέψου κάθε φορά ποιος θα μπορούσε να ωφεληθεί από αυτό.

6. Ο σκοπός του bcc
Το blind carbon copy (όπου κανείς από τους πολλαπλούς παραλήπτες δεν ξέρει ποιοι είναι οι άλλοι) σημαίνει πως θες να κρύψεις κάτι, πράγμα που είναι κακό αν είσαι σε έναν οργανισμό που προάγει τη διαφάνεια.

7. Μην φωνάζεις
Ποτέ μην χρησιμοποιείς κεφαλαία -που είναι σαν να φωνάζεις- και ποτέ μην μαλώνεις μέσω email. Αν πρέπει να έρθεις σε λεκτική αντιπαράθεση κάνε το δια ζώσης.

8. Φρόντισε για follow up
Όταν στέλνεις ένα mail με κάτι που πρέπει να γίνει, κάνε cc τον εαυτό σου και δώσε label «follow up». Όταν έρθει η στιγμή που θα πρέπει να δεις τι έγινε και τι όχι, το label θα εμφανίσει τις ανολοκλήρωτες δουλειές. Απλώς ξαναστέλνεις το αρχικό mail με την επισήμανση «με αυτό τι έγινε;»

9. Κάνε εύκολη τη μελλοντική αναζήτηση
Βοήθησε τον μελλοντικό εαυτό σου γράφοντας τίτλους, όρους και labels με τρόπο ώστε να βρίσκονται εύκολα και άμεσα. Σκέψου «πώς θα το έψαχνα αυτό αν το είχα χάσει;»