Πώς να νικήσετε τη «μάχη» με το inbox – Τέσσερις ειδικοί μοιράζονται τα δικά τους email hacks

Πατώντας κανείς τις λέξεις «productivity» και «email» θα βρεί εκατοντάδες άρθρα και έρευνες που έχουν γραφτεί σχετικά με το κατά πόσο ο μεγάλος όγκος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων μειώνει τη παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Και όχι άδικα. O εργαζόμενος ξοδεύει κατά μέσο όρο περίπου 30 ώρες την εβδομάδα για να διαβάζει τα email του, χωρίς να υπολογίζονται οι ώρες που χρειάζεται για να απαντήσει ή να στείλει ο ίδιος κάποιο μήνυμα.

Προσωπικά, δε το είχα αισθανθεί ποτέ καθότι ήμουν από αυτούς τους ανθρώπους που κάνουν refresh διαρκώς στο κινητό τους μη χάσουν κάποιο email, ενώ απ’ τον υπολογιστή έχω πάντα το προσωπικό και το επαγγελματικό email ανοιχτό ώστε να βλέπω ποιος στέλνει – αν είναι επείγον θα σταματήσω ότι κάνω, διαφορετικά θα «φιλτραριστούν» την ώρα που αφιερώνω για τη συνολική τους ανάγνωση.

Μέχρι που προσωπικοί λόγοι με «κράτησαν μακριά» από το ηλεκτρονικό μου ταχυδρομείο και ήρθα αντιμέτωπη με αμέτρητα αδιάβαστα μηνύματα τα οποία δε μπορούσα να βάλω σε προτεραιότητα και τα οποία απαιτούσαν να αναβάλω ότι είχα κανονίσει.

Στη θεωρία, το email φτιάχτηκε για να κάνει την επαγγελματική μας ζωή πιο εύκολη. Στην πραγματικότητα, μπορεί να μπει εμπόδιο στη παραγωγικότητα μας.

Τέσσερις επαγγελματίες μοιράζονται τα δικά τους tips για μια «φιλική σχέση» με το inbox.

Βίλλυ Δεβλιώτη – Senior Social & Experiential Strategist/ Co-Founder WeRSM

«Σε γενικές γραμμές ακολουθώ zero inbox policy, που πρακτικά σημαίνει ότι επιδιώκω να έχω διαβάσει ή σκανάρει όλα τα μηνύματα στα εισερχόμενά μου. Μου πήρε αρκετό καιρό να το καταφέρω και να βρω μια διαδικασία η οποία λειτουργεί αρκετά καλά για τη δική μου ρουτίνα. Βεβαίως, η διαδικασία καθεαυτή δεν είναι στατική…

Αν μπορούσα να τη συνοψίσω θα έλεγα ότι χρησιμοποιώ ένα σύστημα φιλτραρίσματος και σήμανσης (flagging). Φιλτράρω τους αποστολείς, έτσι ώστε το κάθε μήνυμα να πηγαίνει στον αντίστοιχο φάκελο του έκαστου project, και στη συνέχεια ανάλογα με το αν το μήνυμα απευθύνεται σε εμένα ή απλά συμμετέχω ως carbon copy στη συζήτηση, αναθέτω την ανάλογη σημαία.

Ωστόσο, αν είχα μια συμβουλή να δώσω αυτή θα ήταν η εξής: Μην αγχώνεστε να προσφέρετε άμεση απάντηση στους πελάτες σας. Πολλές φορές μια απλή απάντηση στις γραμμές του “Θα επανέλθω όταν γνωρίζω περισσότερα για το θέμα αυτό”, είναι πολύ πιο παραγωγική.»

Δημήτρης Τσουκαλάς – Sales Director στη Think Digital

«H σωστή διαχείριση των emails και γενικότερα των ζητημάτων επικοινωνίας πιστεύω ότι είναι κομβική για ζητήματα παραγωγικότητας και απόδοσης σε κάθε δουλεία, ειδικά σε όσες σχετίζονται με το digital business.

Προσωπικά λαμβάνω καθημερινά πάνω από 100 μηνύματα στο inbox μου και ειδικά τη Δευτέρα ο αριθμός είναι σίγουρα πολύ μεγάλος. Νομίζω πώς είναι πολύ βασικό το να έχεις ένα» καθαρό inbox, κρατώντας μόνο εκείνα τα emails για τα οποία πρέπει να απαντήσεις ή είναι απαραίτητα για τις δραστηριότητες σου.

Άρα δεν πιστεύω ότι είναι λειτουργικό και παραγωγικό να αφήνεις τα email να στοιβάζονται ως unread στο inbox σου. Επίσης το email δεν είναι μορφή επικοινωνίας που χρησιμοποιείται για επείγουσες δραστηριότητες, άρα τα notifications και τα preview που μου αποσπούν την προσοχή τα έχω κόψει. Συνήθως αφιερώνω πέντε έως δέκα λεπτά ανά ώρα για να διαβάσω τα emails που έρχονται. Επίσης υπάρχει σαφής διαχωρισμός ανάμεσα σε προσωπικά και επαγγελματικά emails και πολύ επιλεγμένο subscription σε newsletters , που είναι απολύτως απαραίτητα για τη καθημερινή δουλειά και έχουν σε καθημερινό επίπεδο ένα open rate της τάξης του 80%.

Τέλος αν και είναι τελείως υποκειμενικό το πόσες φορές χρειάζεται κάποιος να κοιτάξει το email του ακόμα και όταν είναι διακοπές και το κατά πόσο πρέπει να ασχολείται ενώ είναι σε άδεια, προσωπικά επιλέγω να αφιερώσω μόνο μια στιγμή κάθε μέρα στο διάβασμα των μηνυμάτων στο προσωπικό μου ταχυδρομείο».

Βερονίκη Ζέρβα – Σύμβουλος Επικοινωνίας

«Ο κανόνας ότι δε χρειάζεται να είμαστε προσβάσιμοι 24 ώρες το 24ωρο δεν ισχύει για τους ανθρώπους της επικοινωνίας. Ένα λάθος σε μία δημοσίευση ή απλά μία παρανόηση μπορεί να αλλάξει τις προτεραιότητες της ημέρας σε 1’. Είναι αλήθεια, συνεπώς, πως η διαχείριση του mailbox αποτελεί κανονική δουλειά. Μπορεί κανείς, ειδικά τη Δευτέρα, να περάσει ώρες διαβάζοντας και απαντώντας e-mail, αλλά και μηνύματα σε άλλα κοινωνικά δίκτυα. Υπάρχουν ακόμη ημέρες που μπορεί να παρασυρθεί από κάποιο προωθημένο μήνυμα και να διαβάσει ολόκληρο το email thread ή απαντώντας σε ένα email να ξεκινήσει ένας νέος κύκλος συζήτησης. Έχοντας διαχειριστεί αρκετά νευραλγικά accounts, θεωρώ πως το “σκανάρισμα” ενός email είναι αρκετό για να δει κανείς αν χρήζει άμεσης απάντησης ή όχι.

Ο πρωινός χρόνος είναι πολύτιμος και είναι προτιμότερο να ανατρέξει κανείς στα email του για να δει αν υπάρχει κάτι επείγον, να εφησυχάσει πελάτες που ζητούν κάτι συγκεκριμένο λέγοντας ότι το είδε, να βάλει μία σήμανση σπουδαιότητας για να επανέλθει και να συνεχίσει σύμφωνα με τις προτεραιότητες της ατζέντας του.

Προσωπικά ανοίγω όλα τα email προτεραιότητας και απαντώ όπου χρειάζεται απευθείας, ακόμα και απ’ το κινητό, ενώ αφιερώνω χρόνο στο τέλος κάθε project για την απαραίτητη αρχειοθέτηση. Tα τελευταία 2 χρόνια μάλιστα το Google Hangout ή ακόμη και το Messenger έχουν διευκολύνει πολύ την επικοινωνία με στενούς συνεργάτες για την επίλυση μικρών ζητημάτων ή για τυχόν διευκρινήσεις.»

Ηλίας Κουντούπης – International Editorial Manager στη Dailymotion

«Έχοντας να διαχειριστώ καθημερινά 4 λογαριασμούς, έχω μάθει πλέον πως το μυστικό κρύβεται στη σωστή οργάνωση και στην τήρηση ωραρίου για τη διεκπεραίωση της κάθε θυρίδας. Κάθε πρωί ξεκινώ με τα επαγγελματικά emails για τα οποία έχω δημιουργήσει συγκεκριμένους κανόνες για το που θα πηγαίνει το κάθε μήνυμα. Στην πορεία, ετοιμάζω τη λίστα με τις προτεραιότητες της ημέρας. Ανάλογα με το φόρτο εργασίας, παρακολουθώ το inbox και απαντώ στα νέα μηνύματα περίπου ανά μια με δύο ώρες.

Αυτό που έχω καταλάβει απ’ την εμπειρία μου είναι πως χωρίς οργάνωση και μεθοδικότητα, δεν μπορείς να αποφύγεις το “ηλεκτρονικό τσουνάμι”.

Η λέξη “προτεραιότητα” ισχύει και στα προσωπικά μηνύματα, όπου εκεί το Inbox της Google σώζει φιλίες. Τον τελευταίο καιρό έχω αρχίσει να χρησιμοποιώ το Slack, μια νέα πλατφόρμα άμεσων μηνυμάτων, κυρίως για ό,τι αφορά δουλειές εντός της εταιρίας. Αυτό και μόνο έχει ρίξει τον αριθμό των emails δραστικά, αφού αντί για threads μπορείς να έχεις ένα group για τα projects της ημέρας και έτσι μπορείς να μπορείς να ανατρέξεις εκεί ανά πάσα στιγμή χωρίς να χάνεσαι στο inbox.»