Πώς να χειριστείτε έξυπνα το email σας

Τέσσερα εργαλεία για να διευκολύνετε τη διαχείριση των ηλεκτρονικών σας μηνυμάτων.

Ένας εργαζόμενος λαμβάνει κατά μέσο όρο 15.000 ηλεκτρονικά μηνύματα κάθε χρόνο και αφιερώνει 13 εργάσιμες ώρες κάθε εβδομάδα στέλνοντας ο ίδιος μηνύματα. Παρακάτω παρουσιάζουμε 4 εργαλεία για να διαχειριστείτε αυτόν τον ηλεκτρονικό κατακλυσμό.

Πρόβλημα: το μήνυμά σας χάνεται μέσα στο γενικότερο σύνολο μηνυμάτων του παραλήπτη

Λύση: Boomerang. Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε ένα μήνυμα την Παρασκευή αλλά θέλετε να εμφανιστεί στα εισερχόμενα του παραλήπτη τη Δευτέρα. Το εργαλείο Boomerang σας επιτρέπει να ορίσετε την ημερομηνία και την ώρα της παράδοσης του μηνύματος.

Δοκιμάστηκε με επιτυχία σε ένα τεστ που κάναμε.

Δουλεύει με: Gmail σε οποιαδήποτε συσκευή ή με το Outlook σε PC.

Κόστος: Δωρεάν μέχρι 10 μηνύματα το μήνα, αλλιώς 30 δολάρια το μήνα για την εφαρμογή του Outlook και 5 δολάρια το μήνα για την εφαρμογή του Gmail.

Διαβάστε ακόμη: Τώρα το LinkedIn παρέχει εξυπνότερο email

Πρόβλημα: Θέλετε να έχετε πλήρη εικόνα για τις επαφές σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Λύση: Rapportive. To εργαλείο αυτό σας επιτρέπει, όταν λαμβάνετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα, να βλέπετε συνημμένα και το ηλεκτρονικό προφίλ του αποστολέα. Επίσης παρουσιάζει τις τελευταίες ενημερώσεις από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τα tweets.

Το Rapportive λειτούργησε καλά, όμως του ξέφυγε το προφίλ μιας σημαντικής επαφής από το Twitter.

Δουλεύει με: Gmail και Mailpalne σε οποιοδήποτε υπολογιστή ή κινητό.

Κόστος: Δωρεάν (η υπηρεσία παρέχεται από τη LinkedIn)

Πρόβλημα: Χάσατε ένα μήνυμα από τον προϊστάμενό σας

Λύση: Inky. Αυτό το εργαλείο αναλύει τα εισερχόμενα μηνύματα και τα φιλτράρει ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στα πιο σημαντικά.

Μηνύματα από σημαντικούς αποστολείς εμφανίζονται με μπλε χρώμα στην κορυφή της λίστας ενώ τα διαφημιστικά ή άλλα μηνύματα στο τέλος. Παρότι η εφαρμογή αυτή κατέταξε σωστά τα περισσότερα μηνύματα ορισμένα της ξέφυγαν και χρειάστηκε να τη διορθώσουμε.

Δουλεύει με: Gmail, Outlook, Yahoo, και άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για PC ή Mac.

Κόστος: Δωρεάν

Email ασφαλή από τα «μάτια» της NSA;

Πρόβλημα: Πρέπει να απαντάτε στα επαγγελματικά μηνύματα γρήγορα

Λύση: Zoomin. Αυτή η εφαρμογή για Outlook σας επιτρέπει να βλέπετε μια περίληψη του μηνύματος δίχως να χρειάζεται να ανοίξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Επίσης επισημαίνει τους συνδέσμους με «προτεραιότητα». Αν δεν έχετε χρόνο για να γράψετε μια απάντηση υπάρχουν επιλογές από έτοιμες απαντήσεις.

Δουλεύει με: Outlook σε PC ή Mac

Κόστος: Δωρεάν μέχρι στιγμής. Η εταιρεία σκοπεύει να αρχίσει να χρεώνει ετήσια συνδρομή περίπου 75 δολάρια προς το τέλος του έτους.

Καλές πρακτικές για ευκολία στη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μη δημιουργείτε φακέλους. Το να αναζητήσετε ένα μήνυμα μέσα στο βασικό φάκελο εισερχομένων είναι κατά μέσο όρο 42 δευτερόλεπτα πιο γρήγορο από το να κοιτάξετε σε κάθε υπο-φάκελο ξεχωριστά, σύμφωνα με μια έρευνα της ΙΒΜ.

Εστιάστε στα σημαντικά μηνύματα. Το νέο mail της Google ταξινομεί τα μηνύματα από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τα διαφημιστικά μηνύματα σε ξεχωριστούς φακέλους. Αν θέλετε να τα λαμβάνετε στο βασικό φάκελο εισερχομένων επισημάνετέ τα ως «βασικά».

Μην αργείτε να απαντήσετε στα μηνύματα. Μια έγκαιρη απάντηση διασφαλίζει ότι δε θα «πνιγείτε» αργότερα – η δε θα το ξεχάσετε. Κατά μέσο όρο οι χρήστες απαντούν ακόμα και σε κοντινούς συνδέσμους μετά από 7 ώρες.

Διαβάστε επίσης: Οκτώ tips που θα θωρακίσουν τα password σας