Η τέχνη του να κρατάς τα πάντα σε κίνηση: Η αόρατη δεξιότητα του coordination
Υπάρχει μια στιγμή μέσα στη μέρα που όλα μοιάζουν να κινούνται ταυτόχρονα. Μηνύματα. Υποχρεώσεις. Άνθρωποι που περιμένουν κάτι από εσένα. Πράγματα που πρέπει να γίνουν, τώρα ή λίγο αργότερα. Και κάπως, χωρίς να υπάρχει ένα κεντρικό σχέδιο, όλα συνεχίζουν να κινούνται. Όχι τέλεια. Αλλά αρκετά καλά ώστε να λειτουργούν. Και αυτό δεν είναι τυχαίο, αλλά είναι αποτέλεσμα μιας δεξιότητας που σχεδόν ποτέ δεν αναγνωρίζουμε: coordination.
Τι σημαίνει πραγματικά coordination
Συχνά νομίζουμε ότι coordination σημαίνει απλώς «οργάνωση». Στην πραγματικότητα είναι κάτι πολύ πιο σύνθετο, πιο λεπτό και πιο απαιτητικό.
Είναι η ικανότητα να βλέπεις τι συμβαίνει ταυτόχρονα σε πολλά επίπεδα, να καταλαβαίνεις τι έχει προτεραιότητα και να συγχρονίζεις ανθρώπους, χρόνο και ενέργεια, ενώ προσαρμόζεσαι καθώς τα πράγματα αλλάζουν. Και να το κάνεις αυτό χωρίς να σταματάς τη ροή. Σχεδόν ασυνείδητα.
Στην οργανωσιακή θεωρία, ο όρος Relational Coordination (Gittell J. H., 2016) περιγράφει κάτι πολύ κοντινό σε αυτό. Η ιδέα είναι απλή αλλά βαθιά: η απόδοση δεν εξαρτάται μόνο από το τι κάνει ο καθένας, αλλά από το πόσο καλά συνδέονται οι ενέργειες μεταξύ τους. Και αυτή η σύνδεση δεν είναι μόνο διαδικαστική. Είναι και ανθρώπινη.
Όταν υπάρχει κοινή κατανόηση του στόχου, έγκαιρη και ουσιαστική επικοινωνία, καθώς και αμοιβαίος σεβασμός, τότε οι ομάδες συντονίζονται πιο γρήγορα, με λιγότερη ανάγκη για έλεγχο. Το coordination, υπό αυτό το πρίσμα, δεν είναι μηχανισμός αλλά η ικανότητα να δημιουργείς ποιότητα σχέσεων μέσα στο σύστημα.
Η καθημερινότητα δεν είναι λίστα. Είναι ροή.
Αν το δεις λίγο πιο καθαρά, η καθημερινότητα δεν είναι μια σειρά από tasks. Είναι μια ροή από πληροφορίες, ενέργεια, ανθρώπινες ανάγκες, απρόβλεπτες αλλαγές. Το coordination δεν προσπαθεί να σταθεροποιήσει αυτή τη ροή. Την κρατά ζωντανή. Και πολλές φορές, αυτό δεν γίνεται με ένα μεγάλο πλάνο, αλλά με μικρές παρεμβάσεις που “κουμπώνουν” μεταξύ τους.
Με έναν τρόπο, αυτό συμβαίνει και στην καθημερινή δουλειά: κάποιος στέλνει ένα μήνυμα, κάποιος άλλος προσαρμόζεται, κάτι μετακινείται και το σύστημα συνεχίζει. Αυτό θυμίζει λίγο τη λογική της Στιγμεργίας (Stigmergy – Heylighen, 2016a).
Σε τέτοια συστήματα, δεν υπάρχει κάποιος που ελέγχει τα πάντα ή κάποιος σχεδιασμός. Οι άνθρωποι (ή τα στοιχεία του συστήματος) ανταποκρίνονται σε αυτό που βλέπουν μπροστά τους, στα ίχνη που αφήνει μια δράση και μέσα από αυτές τις μικρές αντιδράσεις δημιουργείται συνοχή και αυτοοργάνωση. Αρχικά, αυτός ο μηχανισμός εντοπίστηκε στα κοινωνικά έντομα, αλλά οι προεκτάσεις του υπάρχουν με άλλο τρόπο στις ανθρώπινες σχέσεις και πλέον χρησιμοποιείται ως μοντέλο στη ρομποτική και την τεχνητή νοημοσύνη.
Το coordination δεν φαίνεται γιατί λειτουργεί
Όταν κάτι δεν είναι συντονισμένο, το καταλαβαίνεις αμέσως. Το βλέπεις στις καθυστερήσεις, στη σύγχυση που δημιουργείται, στις διπλές προσπάθειες και στη χαμένη ενέργεια.
Όταν όμως λειτουργεί σωστά, τίποτα δεν ξεχωρίζει. Απλώς τα πράγματα προχωρούν. Και γι’ αυτό ακριβώς δεν το προσέχουμε.
Το coordination δεν είναι μια μεγάλη πράξη. Επιτυγχάνεται με το μήνυμα που έρχεται την κατάλληλη στιγμή. Τη μικρή υπενθύμιση που δίνει το απαραίτητο boost για να συνεχίσουν τα πράγματα να κινούνται. Μια γρήγορη απόφαση όταν χρειάζεται μια προσαρμογή στο πλάνο. Όλες εκείνες οι μικρές κινήσεις που κρατούν το σύστημα ευθυγραμμισμένο. Συνεχώς.
Το coordination δεν είναι multitasking
Στην πραγματικότητα είναι περισσότερο διαχείριση προσοχής.
Οι άνθρωποι που το κάνουν καλά δεν προσπαθούν να τα κάνουν όλα. Επιλέγουν. Φιλτράρουν. Μετακινούν την προσοχή τους εκεί που έχει τη μεγαλύτερη σημασία, τη σωστή στιγμή.
Και εδώ μπαίνει κάτι ακόμα πιο βαθύ: τα Shared Mental Models (Espinosa et al., 2002).
Οι ομάδες που συντονίζονται καλά δεν βασίζονται μόνο στην επικοινωνία. Βασίζονται σε μια κοινή “εικόνα” του τι συμβαίνει. Ξέρουν τι είναι σημαντικό, τι περιμένουν οι άλλοι, πώς συνδέονται τα κομμάτια.
Αυτό μειώνει την ανάγκη για συνεχείς διευκρινίσεις.
Και κάνει τον συντονισμό πιο γρήγορο, πιο φυσικό, σχεδόν αθόρυβο.
Η σύνδεση με operations σε real work scenario
Στον κόσμο των οργανισμών, αυτό είναι η καρδιά των operations. Να κρατάς τα πράγματα σε ροή, να μειώνεις τα bottlenecks, να συγχρονίζεις διαφορετικά μέρη.
Αν μπορούσαμε να το δούμε μέσα από ένα systems perspective, το coordination δεν είναι ένα τέλειο πλάνο, αλλά μια συνεχής προσαρμογή. Ένα real-time processing των δεδομένων που υπάρχουν στο χώρο, που έχει ως output την ιεράρχηση βάσει δυναμικών προτεραιοτήτων και ανακαταμερισμών πόρων και δεξιοτήτων, με σκοπό τη συνεχή ρύθμιση.
Και αυτό είναι το πιο δύσκολο σημείο.
Γιατί το coordination δεν γίνεται σε σταθερές συνθήκες. Γίνεται όταν κάτι αλλάζει τελευταία στιγμή, όταν κάτι δεν πάει όπως είχε σχεδιαστεί ή όταν προκύπτει κάτι απρόβλεπτο.
Για παράδειγμα, λίγο πριν από ένα product release, μια ομάδα αρχίζει να χάνει τη συνοχή της. Εμφανίζεται ένα bug. Το support τμήμα δεν έχει πλήρη εικόνα για το πρόβλημα. Το marketing έχει ήδη προγραμματίσει launch του προϊόντος, ενώ το engineering ζητά χρόνο.
Τίποτα από αυτά δεν είναι καταστροφικό από μόνο του. Αλλά μαζί αρχίζουν να δημιουργούν πίεση.
Σε αυτό το σημείο, το coordination δεν εμφανίζεται ως ρόλος. Εμφανίζεται ως στάση. Κάποιος μέσα στην ομάδα αρχίζει να ξεκαθαρίζει τι είναι πραγματικά κρίσιμο. Μεταφράζει ανάγκες από τη μία πλευρά στην άλλη. Μετακινεί ό,τι δεν χρειάζεται να γίνει τώρα. Κρατά το βασικό μονοπάτι καθαρό.
Δεν λύνει τα πάντα. Αλλά κρατά το σύστημα να κινείται. Και αυτό είναι αρκετό, γιατί προσαρμόζει το πλάνο χωρίς να διαλύεται το σύστημα.
Το coordination ως καθημερινή ηγεσία
Το coordination ως skill συχνά δεν αναγνωρίζεται, καθώς δεν έχει καθαρό output, δεν μετριέται εύκολα και δεν φαίνεται ως αποτέλεσμα.
Οι άνθρωποι που συντονίζουν καλά δεν φαίνονται απαραίτητα ως leaders. Αλλά λειτουργούν σαν τέτοιοι.
Δεν δίνουν οδηγίες. Δημιουργούν συνθήκες. Μειώνουν την ένταση. Κρατούν τη ροή. Βοηθούν τους άλλους να λειτουργούν καλύτερα.
Με έναν ήσυχο τρόπο.
Ίσως τελικά, σε έναν κόσμο γεμάτο αστάθεια, πολυπλοκότητα και συνεχή αλλαγή, η πιο σημαντική δεξιότητα δεν είναι να ελέγχεις τα πάντα.
Είναι να μπορείς να τα κρατάς σε κίνηση.
Ακόμα κι όταν δεν κινούνται τέλεια.
